Criar e definir processos foi um dos estágios que realizei durante a minha faculdade de engenharia de produção.
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Ter processos bem definidos dentro da sua empresa é essencial para que, sempre que necessário, qualquer pessoa possa dar continuidade nas atividades, com segurança e clareza.
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Para começar, aconselho escolher o processo do seu serviço ou produto mais consumido.
Faça o passo a passo de quais são as ações para realizar aquela atividade, não ignore nenhum passo, pois por mais que possa parecer óbvio, quem for executar pode não saber.
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Existe uma ferramenta MS Project que ajuda a fazer os desenhos desses processos, mas a boa e velha dupla de papel e caneta desempenham bem esse trabalho.